Zeitmanagement verbessern - Der sinnvolle Umgang mit deiner kostbarsten Ressource

Warum du dein Zeitmanagement verbessern solltest

Jeder von uns bekommt täglich 24 Stunden. Das sind 1.440 Minuten oder 86.400 Sekunden. Dennoch kommt es häufig vor, dass viele Menschen das Gefühl haben, keine Zeit zu haben.

Sätze wie „Dafür habe ich leider keine Zeit“ oder „Ich komme da nicht zu“ sind alltäglich. Doch eigentlich müsste es richtig heißen: „Ich nehme mir keine Zeit!“

Es kommt also nicht darauf an, wie viel Zeit wir haben, sondern wie wir sie nutzen. Zeitmanagement verbessern bedeutet, deine Zeit effizienter zu gestalten und sicherzustellen, dass du neben produktiven Tätigkeiten auch genügend Raum für die wirklich wichtigen Dinge in deinem Leben hast, wie zum Beispiel deine Work-Life-Balance.

Zeitmanagement verbessern durch clevere Planung

Ein essentielles Element, um dein Zeitmanagement zu verbessern, ist eine strukturierte Planung. Deine Aufgaben solltest du nicht nur auf Notizzetteln und in Apps verstreut halten. Stattdessen empfehle ich dir, alles an einem Ort zu sammeln. Dies hilft dir, den Überblick zu behalten und dich nicht von chaotischen Notizen ablenken zu lassen.

Ein analoge To-do-Liste kann dabei Wunder wirken. Ja, du hast richtig gelesen: Schreib deine Aufgaben mit der Hand! Diese Liste kannst du an einem Ort platzieren, an dem du sie regelmäßig siehst. Alternativ kannst du sie auch digital führen – Hauptsache, du behältst die Übersicht!

Wichtige Aufgaben solltest du sofort erledigen, wenn sie weniger als zwei Minuten dauern. So vermeidest du, dass sich kleine Aufgaben anhäufen und deine Liste unnötig belastet.

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Zeitmanagement verbessern – Prioritäten setzen

Um dein Zeitmanagement zu verbessern, musst du verstehen, wie du deine Aufgaben priorisierst. Das klassische Eisenhower-Modell hilft dir dabei, zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben zu unterscheiden und deine Zeit gezielt darauf zu fokussieren.

• A-Aufgaben: Wichtige und dringende Aufgaben – diese solltest du sofort erledigen.
• B-Aufgaben: Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben – plane Zeit dafür ein, ohne sie zu verschieben.
• C-Aufgaben: Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben – diese solltest du delegieren.
• D-Aufgaben: Weder wichtig noch dringend – diese kannst du ignorieren.

Ein bewusster Umgang mit deinen Aufgaben hilft dabei, deine Zeit optimal zu nutzen.

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Zu diesen Aufgabenbereichen gibt es auch Empfehlungen, wie mit diesen umzugehen ist:

• A-Aufgaben solltest du sofort selbst erledigen.
• Für B-Aufgaben Freiräumen schaffen und diese dann zu späterem Zeitpunkt erledigen.
• C-Aufgaben solltest du delegieren. Also anderen zum Bearbeiten geben.
• D-Aufgaben solltest du ignorieren.

Die Herausforderung in der Anwendung des Eisenhower-Modells sind nicht die Handlungsempfehlungen, sondern die Einteilung nach wichtig und dringlich.

Mal ganz ehrlich, wann ist etwas wirklich wichtig und dringlich?

Echte A-Aufgaben sind extrem selten: Vieles von dem, was andere Menschen für dich zu A-Aufgaben machen, ist eigentlich nicht so wichtig.

Wenn du mit einer vermeidlichen A-Aufgabe konfrontiert bist, hinterfrage die Sinnhaftigkeit der Aufgabe: Ist die Aufgabe wirklich so wichtig und dringend, wie es von anderen oder dir selbst angepriesen wird?

Denn jemand, der sich ständig um dringende Aufgaben kümmert, wird kaum noch Zeit für die wichtigen Aufgaben haben!

Aber vor allem die B-Aufgaben sind diejenigen, auf die es ankommt! Vor allem für langfristige Zufriedenheit und für Erfolg.

B-Aufgaben sind zum Beispiel einen gesunden Körper zu etablieren oder tragfähige, zwischenmenschliche Beziehungen aufzubauen.

Du kannst auch morgen noch ins Fitnessstudio gehen, dich gesund ernähren oder deine Eltern besuchen. Sollte es morgen nicht klappen, dann eben übermorgen … so vergeht deine Zeit. Und du hast immer noch 10 Kilo zu viel für deine Größe. Und auch deine Eltern hast du seit Wochen nicht mehr gesehen.

Gib den B-Aufgaben daher auch eine gewisse Dringlichkeit

Aufgrund der Funktionsweise unseres Gehirns und unserer historischen Abstammung sind wir Menschen darauf programmiert, Verluste um jeden Preis meiden zu wollen (Verlustaversion).

Der Gewinn von zusätzlichen Ressourcen ist jedoch weniger überlebenswichtig.

Somit ist der Anreiz auch nicht besonders hoch, für zusätzliche Gewinne zu sorgen, wenn das Existenzminimum bereits gesichert ist. Vor allem, wenn es sich um Gewinne handelt, die weit in der Zukunft liegen.

Genauso verhält es sich mit den B-Aufgaben, die für deine Ziele und für deine Selbstverwirklichung so entscheidend sind: Finanziell frei zu werden oder einen trainierten Körper zu haben, ist nicht überlebenswichtig. Daher werden diese langfristig wichtigen Dinge aufgeschoben, da ihnen die Dringlichkeit fehlt.

Damit die wirklich wichtigen Dinge in deinem Alltag nicht untergehen, kannst du B-Aufgaben beispielsweise wie Geschäftstermine behandeln und dir diese verbindlich in deinen Kalender eintragen.

Oder andere Menschen mit in die Pflicht nehmen, dich bei der Erledigung dieser Aufgaben zu unterstützen (dies erzeugt positiven, sozialen Druck).

Auch kannst du beispielsweise „Leerlaufzeiten” wie deinen Weg zur Arbeit zur Weiterbildung nutzen. Hole dir beispielsweise eine 30-tägige Probemitgliedschaft bei Amazon Audible und höre tausende Hörbücher völlig kostenfrei:

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Deine Zeit sinnvoll planen

Um dein Zeitmanagement verbessern zu können, ist eine ehrliche Bestandsaufnahme wichtig.

Betrachte mal ganz ehrlich, wie du deine letzte Woche verbracht hast! Und prüfe, an welchen Stellen du Optimierungspotenziale ausfindig machen kannst!

Gibt es Tätigkeiten, die du zeitlich einschränken oder sogar komplett aufgeben kannst (D-Aufgaben), um Freiräume zu schaffen?

Falls ja, dann nutze diese Zeiträume, die du freigeschaufelt hast, dafür, tatsächlich an deinen Zielen zu arbeiten!

Es ist besser, jeden Tag ein wenig zu machen und kontinuierlich an deinen Zielen zu arbeiten (B-Aufgaben erledigen). Dies ist viel zielführender, als zu versuchen, ganz viel auf einmal zu schaffen, dich damit zu überfordern und schlussendlich aufzugeben.

Auch wenn es am Anfang nur 15 Minuten pro Tag sind, an denen du an deiner Zielerreichung arbeitest, sind es bereits fast zwei Stunden pro Woche.

Besser wäre es natürlich, noch mehr Zeit pro Tag an deinen Zielen zu arbeiten. Beispielsweise im Schnitt eine Stunde pro Tag oder jede zwei Tage zwei Stunden. Je mehr du investierst, desto schneller wirst du auch vorankommen.

Plane deine Zeit im Einklang mit deinen Zielen. Beachte bei der Planung vor allem die folgenden Tipps:

• Bedenke den Einfluss von Kontinuität auf das große Ganze! Regelmäßigkeit ist viel besser, als beispielsweise zu versuchen, wichtige Ziele an einem Wochenende zu erreichen.
• Plan in deinem Zeitmanagement Erholungs- und Entspannungszeiten ein!
• Verbring deine Pausen- und Erholungszeiten hochwertig! Beispielsweise gutes Essen mit guten Freunden statt Netflix.
• Beachte in deiner Ziel- und Zeitplanung, dass alle deine wichtigen Lebensbereiche Berücksichtigung finden sollten! (Ganzheitlichkeit)
• Kombiniere deine Aufgaben/Tätigkeiten! Hast du beispielsweise längere Fahren vor dir, höre während der Fahrt Hörbücher. Hier kannst du dir beispielsweise einen kostengünstigen Amazon Audible Account einrichten.
• Plane im Einklang mit deinem Tagesrhythmus! Bist du abends beispielsweise kreativer, lege entsprechende Aufgaben auf Abends und Routineaufgaben auf Morgens.
• Plane Puffer für Unvorhersehbares ein!

Berücksichtigst du die hier beschriebenen Tipps zum Zeitmanagement, wie beispielsweise das Priorisieren und das Management deiner Aufgaben und Tätigkeiten, so wird sich dein Zeitmanagement deutlich verbessern. Auch kannst du in meinem Blogbeitrag zum Sägezahneffekt von weiteren Tipps zum Zeitmanagement profitieren.

Bedenke, dass irgendwann der Moment kommt, an dem du tatsächlich keine Zeit mehr übrig hast. Bis es so weit ist, nutze deine Zeit mit den Dingen, von denen du sagst, diese seien dir wichtig!

Solltest du Unterstützung wollen, um dein Zeitmanagement zu verbessern, so könnte ein professionelles Coaching für dich das Richtige sein. In einem Coaching können wir deine Zeitfresser identifizieren, deine Ziele schärfen und mit einem strukturierten Plan dafür sorgen, dass du deine Zeit derart gestaltest, dass diese im Einklang mit deinen Werten und Zielen ist.

Wenn dir dieser Beitrag zum Thema „Zeitmanagement verbessern anhand konkreter Tipps & Tricks” gefallen hat, schreib dich in meinen Coaching Newsletter ein, um keinen weiteren Blogartikel mehr zu verpassen!