Konstruktives Feedback geben: Feedbackregeln und Beispiele

In meiner Arbeit als Business Coach und Führungskräftetrainer erlebe ich erstaunlich oft, wie schwer sich (selbst gestandene) Führungskräfte mit dem Geben von kritischer Rückmeldung tun.

Die Gründe dafür sind vielfältig:

• Mal wird ein Störgefühl erlebt beim Feedback geben, weil durch die Persönlichkeitsstruktur eher eine Harmoniebedürftigkeit vorherrscht.
• Manche trauen sich nicht, Dinge kritisch anzusprechen, weil ja Fachkräftemangel herrscht und man seine (guten) Mitarbeitenden nicht vergrämen möchte.
• Es mangelt an Empathie, kritische Themen mit Fingerspitzengefühl anzusprechen.
• Oder es fehlt schlichtweg methodisches Werkzeug und Kenntnis der „Feedbackregeln“, um eine konstruktive Rückmeldung zu ermöglichen.

Dabei ist es deine Aufgabe als Führungskraft, deinen Mitarbeitenden Orientierung zu geben und für Klarheit zu sorgen! Und dazu gehört auch, ehrliches Feedback zur Arbeitsleistung und Verhaltensweisen zu geben!

Damit dir das gut gelingt und du den Kontakt zu deinen Mitarbeitenden nicht unnötig beschädigst, erfährst du im Folgenden, wie du richtig Feedback geben kannst. Innerhalb dieses Artikels findest du auch konkrete Beispiele und Satzanfänge, die dich unterstützen werden, konstruktives und wertschätzendes Feedback zu geben.

Warum solltest du überhaupt Feedback geben?

Es gibt mindestens drei große Vorteile, wenn du in deinem Führungsalltag Feedback nutzt:

1. Feedback ist ein zentrales Instrument der Mitarbeiterführung. Und dazu noch die kostengünstigste Intervention, die für die Mitarbeiterentwicklung existiert. Ohne klares Feedback entwickeln sich deine Mitarbeitenden nicht so weiter, wie sie es könnten, lernen nicht aus ihren Fehlern und schöpfen ihre Potenziale nicht aus.
2. Darüber hinaus ist ein zentrales Motiv vieler Mitarbeitenden die eigene Entwicklung. Und damit ist nicht notwendigerweise die nächste Karriere- oder Gehaltsstufe gemeint. Sondern eine Weiterentwicklung der eigenen Kenntnisse und Fähigkeiten. Genau hier kannst du durch konstruktives Feedback auf das Entwicklungsmotiv deiner Mitarbeitenden einzahlen und diese dadurch motivieren.
3. Ein weiterer und fast offensichtlicher Grund, warum du (regelmäßig, dazu gleich mehr) Feedback geben solltest, ist, weil es deine Mitarbeitenden besser macht. Sie erweitern ihr Know-how und ihre Fertigkeiten, werden effizienter und nehmen dir mehr Arbeit ab. Durch Feedback skalierst du die Arbeitsfähigkeit deiner Mitarbeitenden.

Feedback steigert also nicht nur die Leistungsfähigkeit, sondern sorgt auch für Klarheit und Orientierung, weil deine Mitarbeitenden durch klares Feedback genau verstehen, was du von ihnen erwartest.

Weil konstruktives Feedback so wichtig ist, anbei die 'best practices', die sich beim Feedback geben bewährt haben.

Die zehn goldenen Feedbackregeln

Im Folgenden einige sehr konkrete Feedbackregeln und Beispiele, die du für konstruktives Feedback nutzen solltest:

1) Regelmäßig Feedback etablieren

Bevor ich dir konkrete Tipps zum Feedback geben mitgebe, will ich kurz auf die Häufigkeit eingehen: Wenn du dich fragst, wann du am besten Feedback geben solltest, nutzt du Feedback als Tool vermutlich nicht häufig genug und lässt somit viel Potenzial ungenutzt.

In etwas reiferen Organisationen gibt es zumindest jährliche Mitarbeitergespräche (ja, es gibt tatsächlich noch Unternehmen, in denen noch nicht mal diese Struktur existiert), in denen nicht nur Ziele für das nächste Jahr festgelegt werden, sondern auch die Arbeitsleistung des letzten Jahres beurteilt wird. Mindestens hier ist ein ausführliches Feedback angebracht.

Aber dich nur auf die strukturierten Gesprächsrunden zu verlassen, um Feedback zu geben, ist viel zu wenig! Feedback sollte häufig und anlassbezogen von dir gegeben werden. Das bedeutet, dass du Feedback regelmäßig einsetzen solltest, bspw. nach gemeinsam erlebten Kundengesprächen, Meetings oder Präsentationen. So sind die Beispiele noch präsent und dein Mitarbeitender kann sofort von deiner Rückmeldung profitieren und gewünschte (Verhaltens-)Änderungen direkt umsetzen. Warum also fast ein Jahr warten?

Am besten schaffst du durch dein konstruktives Feedback eine Feedbackkultur im Unternehmen, bei welcher offene Rückmeldung gegeben wird und alle Mitarbeitenden ein sogenanntes ‚growth mindset‘ besitzen. Damit ist gemeint, dass diese offen sind für konstruktives Feedback und dies auch untereinander aktiv nutzen, um die Effizienz der gesamten Organisation zu steigern.

Das schlimmste, was dir passieren kann, ist nämlich, dass gar kein offener Austausch existiert oder eine ‚nicht getadelt ist genug gelobt‘ Einstellung herrscht. Damit wird nämlich viel Potenzial liegengelassen und/oder zu wenig Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitenden vermittelt.

2) Zeitnahe Feedback geben

Wie auch im vorherigen Punkt bereits angesprochen, sollte dieser Punkt auch eingehalten werden: Am besten gibst du Feedback so zeitnahe wie möglich.

Sollte es sich nach bestimmten Ereignissen – warum auch immer – nicht anbieten, so empfehle ich dir, mindestens alle zwei Wochen ein kurzes Vieraugengespräch mit deinen Mitarbeitenden zu führen, um überfachliche Themen zu besprechen.

Oft höre ich von Führungskräften, dass sie ihren Mitarbeitenden regelmäßig und zeitnahe Feedback geben, aber beim Nachhaken stellt sich schnell heraus, dass Feedback nur zu fachlichen Themen gegeben wird und nicht kompetenzbasiert.

3) Kompetenzbasiertes Feedback geben

Dieser Punkt ist für die Entwicklung deiner Mitarbeitenden wahrscheinlich der wichtigste: Beschreibe nicht nur, welche (anderen) Ergebnisse du dir wünscht, sondern ganz konkret, welche Fähigkeit oder welches Verhalten der Mitarbeitende ausbauen soll, um dieses Ergebnis auch zu erreichen! Beispielsweise

• „Um deine Zuhörer besser in der Präsentation abzuholen, wäre es gut, wenn du zu Beginn den Zeitrahmen benennst und anhand einer Agenda die Themen vorstellst.“ (Präsentationsfähigkeit)
• „Damit wir die Bedürfnisse des Kunden besser verstehen, solltest du im Gespräch mehr offene Fragen stellen.“ (Kommunikationsfähigkeit)
• „Um zu vermeiden, dass so viele Rückschleifen nötig sind, ist meine Erwartung, dass du bereits deinen ersten Entwurf so gestaltest, dass wir diesen theoretisch an den Kunden versenden könnten. Das beinhalten auch einen Grammatikcheck zur Vermeidung von Rechtschreibfehlern.“ (Gewissenhaftigkeit)

Aus deinem Feedback muss konkret hervorgehen, was der Mitarbeitende zukünftig anders machen soll, um andere Ergebnisse zu erzielen.

4) Feedback vorbereiten

Ganz gleich, ob du relativ spontan nach bestimmten Ereignissen, die du mit deinen Mitarbeitenden erlebt hast, Feedback gibst, oder in strukturierten Gesprächen wie dem Jahresgespräch oder Jour Fixes, dein Feedback muss vorbereitet sein.

Damit ist gemeint, dass du für dein Feedback konkrete Beispiele und Beobachtungspunkte zu Leistung und Verhalten sammelst. Wenn du Zahlenmaterial hast, wie gemachte Abschlüsse, Umsätze oder was auch immer relevante KPIs in deinem Business sind, umso besser.

Aber auch nicht direkt quantifizierbare Leistungen und Ergebnisse sollten gespiegelt werden, wie beispielsweise Wortbeiträge in einem Meeting oder die Kommunikations- oder Präsentationsfähigkeit, wie gerade beim kompetenzbasierten Feedback beschrieben.

Am besten notierst du dir deine Beobachtungen durchgängig so konkret wie möglich, damit du diese bei passender Gelegenheit zurückspiegeln kannst.

Auch solltest du, bevor du Feedback gibst, kurz prüfen, ob der Mitarbeitende da gerade offen für ist, beispielsweise mit „Ich habe ein paar Beobachtungen, die ich gerne mit dir teilen will. Passt es gerade oder sollen wir dafür einen Termin einstellen?“.

5) Persönliches und diskretes Feedback geben

Wenn du kritische Rückmeldung an deinen Mitarbeitenden hast, so sollte das immer unter vier Augen passieren! Selbst nach einem Meeting oder auf der Fahrt vom Kunden nach Hause ist Feedback nur angebracht, wenn ihr nicht gerade noch weitere Kolleg:innen neben euch habt.

Feedback ist persönlich und daher ist es wichtig, dass, wenn du Feedback gibst, immer dafür sorgst, dass der geeignete Rahmen vorhanden ist oder du diesen schaffst. Ein Feedback in der Kaffeeküche, wo noch weitere Kollegen mithören können, ist ein absolutes No-Go.

Die einzige Ausnahme ist, wenn du den Mitarbeitenden explizit loben möchtest. Das kannst du auch vor anderen machen und so deine Wertschätzung vermitteln. Aber sei hier sensibel, auch das mögen nicht alle Mitarbeitenden!

6) Passende Rahmenbedingungen fürs Feedback schaffen

Neben einer guten Vorbereitung und einem ungestörten Setting ist es auch wichtig, dass du ausreichend Zeit für das Feedback einplanst. Dein Mitarbeitender sollte die Möglichkeit haben, Rückfragen zu stellen oder seine Perspektive zu schildern. Wenn du also zwischen zwei Meetings nur einige wenige Minuten Zeit hast, dann überlege dir gut, ob es sinnvoll ist, jetzt das Feedback zu geben oder es doch lieber noch ein wenig aufzuschieben, bis die Rahmenbedingungen günstiger sind.

7) Feedback wertschätzend geben

Auch kritisches Feedback sollte wertschätzend vorgetragen werden. Selbst wenn du verärgert oder enttäuscht bist, solltest du dabei stets drauf achten, dass du dein Feedback immer konstruktiv und lösungsorientiert vermittelst.

Es geht nicht darum, Druck zu erzeugen, den „Schuldigen“ ausfindig zu machen oder negative Emotionen wie Scham bei deinem Mitarbeitenden zu erzeugen, sondern darum, deine Perspektive und Erwartungen zu vermitteln und den Blick nach vorne statt nach hinten zu richten. Im Sinne von „Wie können wir daraus lernen?“ oder „Wie können wir dafür sorgen, dass wir das in Zukunft besser machen?“ Konstruktives und wertschätzendes Feedback zielt also auf eine Verhaltensveränderung in der Zukunft ab!

Zur Wertschätzung zählt auch, dass du keine pauschalen Urteile fällst wie „In letzter Zeit hat deine Leistung stark abgenommen.“ Sondern, wie oben bereits beschrieben, konkrete Beispiele nennst UND diese als deine Beobachtungen kennzeichnest.

Es gilt zu beschreiben und nicht zu bewerten!

8) Ich-Botschaften nutzen

Bei der Beschreibung deiner Wahrnehmung ist es daher wichtig, dass du diese als deine Beobachtungen und Einschätzungen kennzeichnest, und diese nicht als „die Wahrheit“ deklarierst.

Dafür gibt es Techniken wie die gewaltfreie Kommunikation (klicke auf den Link, um zum Blogartikel zu gelangen) oder die „3W-Formel“ bestehend aus Wahrnehmung, Wirkung und Wunsch:

1. 1. Wahrnehmung: Beschreibe, was dir aufgefallen ist. Nenne dafür konkrete Beispiele.
      
      - „Mir ist aufgefallen, dass du …“
      
      - „In unseren regelmäßigen Treffen erlebe ich dich so …“
      
      - „Ich möchte dir dies anhand eines Beispiels erläutern …“

1. 1. Wirkung: Im zweiten Schritt beschreibst du, was das mit dir macht. Sende dafür Ich-Botschaften:
      
      - „Auf mich macht das den Eindruck, dass du …“
      
      - „Ich finde es schade, dass …“
      
      - „Darüber bin ich verärgert, weil wir vereinbart haben …“
      
      - „Mit ist wichtig, dass …“

1. Wusch: Hier platzierst du deinen Appell für die Zukunft. Mach dabei auch konstruktive Verbesserungsvorschläge:
   
   - „Ich wünsche mir hier von dir, dass du …“
   
   - „In diesem Kompetenzfeld kannst du dich verbessern, indem du …“
   
   - „Meine Erwartung ist hier …“

Dieser Dreiklang aus Wahrnehmung, Wirkung und Wunsch ist wichtig, damit der Feedbacknehmer auch die Hintergründe deines Feedbacks versteht. Und ebenso wichtig ist es, dass du das Verständnis absicherst und dieses abfragst, beispielsweise durch „Ist das für dich nachvollziehbar, oder brauchst du noch weitere Beispiele?“

9) Auch positive Rückmeldung geben

Feedback sollte nicht nur Aspekte beinhalten, die besser laufen könnten, sondern unbedingt auch positive Aspekte benennen. Jeder Mensch freut sich über Anerkennung. Benenne also ebenso anhand konkreter Beispiele, was dir positiv aufgefallen ist! Durch die positive Bestärkung kannst du davon ausgehen, dass sich dein Mitarbeitender nicht nur über diese Rückmeldung freut, sondern dieses Verhalten nun bewusster und häufiger an den Tag legen wird.

10) Raum für andere Sichtweisen lassen

Optimalerweise holst du dir auch die Perspektive deines Gesprächspartners ein mit „Wie siehst du das?“ oder „Wie hast du das wahrgenommen?“.

Beim Feedback geben geht es um den Austausch von Perspektiven und Erwartungen, daher solltest du auf jeden Fall auch dem Feedbackgeber die Chance geben, seine Sichtweise kundzutun.

Um die möglichst unbeeinflusste Sichtweise deines Feedbacknehmers zu erhalten, ist es oftmals sinnvoll, diesen seine Perspektive kundtun zu lassen, noch bevor du deine Sichtweise teilst. Dies kannst du beispielsweise machen mit Fragen wie „Wie hast du das letzte halbe Jahr wahrgenommen? Was lief aus deiner Sicht gut, was lief weniger gut?“ oder „Wie schätzt du deine Leistung und Arbeitsergebnisse des letzten Monats ein?“

Zusammenfassung der Feedbackregeln

Damit dir das Feedback geben zielführend und wertschätzend gelingt, hier zusammengefasst, was konstruktives Feedback beinhaltet:

• Geeignete Rahmenbedingungen (ausreichend Zeit, Ungestörtheit)
• zeitnahe Rückmeldung
• Regelmäßigkeit
• persönlich / unter vier Augen
• konkrete Beispiele und Beobachtungspunkte zu Leistung und Verhalten (statt Pauschalurteile)
• Beobachtungen und Zahlen, Daten, Fakten (statt Interpretationen, Hypothesen o.ä.)
• Lösungsorientierung (statt moralische Verurteilungen / Schuldsuche)
• Nicht nur ergebnisorientiert, sondern auch kompetenzbasiert
• Positiv formuliert im Sinne von motivierend und auf die Zukunft ausgerichtet
• Mix aus kritischen und positiven Aspekten

Damit hast du nun das methodische Werkzeug und Kenntnis der Feedback Regeln, um eine konstruktive und wertschätzende Rückmeldung zu ermöglichen. Solltest du darüber hinaus Unterstützung wünschen oder erkennst dich in den anderen oben genannten Gründen wieder (mangelnde Empathie, Harmoniebedürftigkeit, Angst deine Mitarbeiter zu vergraulen), so kann ein Coaching eine geeignete Hilfestellung für dich sein.

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